La Cibernética en la Regulación de las Organizaciones Complejas

GUÍA DIDÁCTICA

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA RECURSIVIDAD

La presente guía didáctica tiene como propósito fundamental explicar e ilustrar los elementos conceptuales de los principios de la organización y recursividad, dentro del contexto de la Propuesta Cibernética del curso la Cibernética en la Regulación de las Organizaciones Complejas de la Maestría Robinsoniana, auspiciada por la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez. Por tal motivo, esta guía didáctica está dirigida al personal administrativo, facilitador, directivo y participante de la Coordinación de Pasantías de la UNESR, como unidad organizativa seleccionada por el grupo no asistido Nro. 4.

Antes de insertarnos en la complejidad de la gerencia y de valorar los mecanismos de regulación, debemos preguntarnos ¿dónde se ejerce esta acción?

Iniciamos con explicar las estructuras que de manera coherente se conforman a través de procesos administrativos conocidos como fases de Planificación, organización, ejecución dirección, y control, donde la comunicación pasa a constituir un factor indispensable en la ejecución de las mismas, dando forma a lo que denominamos ORGANIZACIÓN como “El establecimiento de una estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquía, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social” (Munch y García, 2002, p.108).

Otros autores como Reyes Ponce, Sixto Velasco y Guzmán coinciden en señalar que debe haber una relación entre las funciones, niveles y actividades que permitan lograr bajo un esquema de máxima eficiencia los planes y objetivos que trace la GERENCIA. De allí, que la misma se refiera según Robbins y Coulter ((1996) “al proceso de hacer que las actividades sean terminadas con eficiencia y eficacia con y a través de otras personas “(p 8).

Surge entonces la interrogante de ¿cómo la gerencia puede responder de manera efectiva a la gran cantidad de información que recibe, procesa y emite para adecuarla en función del nivel de exigencia del entorno?

La Organización, se retroalimenta del entorno con un sin número de información (entrada- proceso- salida) seleccionando, clasificando y utilizando los canales mas convenientes de acuerdo a su interés y bajo un lenguaje entendible: Esta perspectiva sistémica conjuga una serie de elementos que ayudan a la toma de decisiones que le permiten a la institución mantenerse y competir en una sociedad. Todo esto lo hace mediante el uso de sistemas de comunicación, aquí entra en juego el término de CIBERNETICA que Chiavenato define como: ….la ciencia de la comunicación y control, ya sea en el animal (hombre, seres vivos) o en la maquina…comprende los procesos de sistema de transformación de la información y su concreción en procesos físicos, fisiológicos, psicológicos, etc.…su núcleo son los sistemas de procesamiento de los mensajes. (p.704).

En este sentido, información constituye en términos cibernéticos una VARIEDAD que Ashby citado por Mariña define “como el numero posible de estados que puede asumir un sistema cuya complejidad nos interesa medir“ (p. 2) explicando además, como a pesar que dos situaciones sean diferentes, éstas pueden ser medibles y comparables como por ejemplo dos instituciones universitarias, éstas a pesar de que comparten el mismo objetivo de educar y formar profesionales, pueden diferir en su razón de ser, debido a que una puede ser de carácter publico y la otra de carácter privado. Como se ilustra en el cuadro Nº1.

Cuadro Comparativo Nº 1

El cuadro comparativo, presenta dos instituciones que posean estructuras y actividades similares, sin embargo, se diferencian en cuanto a su fin, por lo que son medibles y comparables; pues la primera obedece a una meta lucrativa, mientras que la segunda una meta pública social. Dentro de esta perspectiva, Staffor Beer distingue tres PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN, siendo éstos: 1-“La difusión de variedad gerencial y ambiental a través de un sistema tiende a igualarse, pero este proceso debe ser diseñado y controlado a fin de lograr el menor daño posible sobre los recursos de la organización”.

Esto significa la interdependencia comunicacional entre la parte gerencial, la parte operativa y el medio ambiente que lo rodea; donde la tecnología es la herramienta principal; sin embargo, el mismo autor señala esto como debilidad, pues crítica el problema inherente a que la empresa debe adecuarse al sistema de información y no al revés como debería ser.

Algunas veces, los sistemas gerenciales no cubren los requerimientos que a nivel de información demandan los gerentes para la toma de decisiones, creándose un problema en cuanto a la dispersión de la misma, lo que acarrea, deficiencia en la gestión gerencial y operativa, esto debido a los denominados ruidos comunicacionales que no son mas que interferencias entre los que participan en la acción de intercambio de información.

Figura 3

2- “Cada uno de los cuatro canales direccionales por donde circula la información entre las actividades gerenciales, operacionales y ambientales deberá poseer una capacidad para transmitir un volumen dado de información referente a la variedad seleccionada en un determinado momento que la variedad que origina el sistema en el mismo momento” .

Este principio se refiere a la capacidad del canal (medio a través del cual circula la información o variedad), y este debe ser lo suficientemente amplio para que permita la fluidez entre los solicitantes de respuestas o solución a sus necesidades.

3- “Cuando la variedad transmitida por los Canales hacia otro sistema requiere de una traducción, la variedad del transductor deberá ser al menos equivalente a la variedad del canal”.

Esto quiere decir, que los códigos a ser transmitidos por canales deberán ser lo suficientemente llanos y sencillos para mantener una variedad clara, precisa y concisa; a fin de que la información sea decodificada o reconocida por el usuario.

Figura 4. Secuencia del proceso comunicacional

Ahora bien, en esta interacción dentro del sistema cada uno debe conocer en que lugar en la estructura organizacional y por supuesto que papel juega dentro de ella (actividades, funciones , responsabilidades) así como el producto que se genera en ella por lo que el SISTEMA VIABLE y RECURSIVIDAD se dan solo “… si contiene y esta, contenido en otro sistema“ (se pudiese ejemplificar la organización como el sistema completo y cada uno de las, gerencias, dependencias, divisiones, coordinaciones, departamentos como los subsistemas que la conforman), donde el intercambio de información fluye de manera duradera dando paso a resultados y productos de calidad, es decir, se demuestra que la recursión o retroalimentación se gesta de forma continua desde las unidades mas operativas, alimentando cada nivel involucrado hasta conformar el nivel metasistémico de la organización.. Figura 4-A.

Entonces, ¿cómo enfrentar el proceso de variedad y recursividad en las organizaciones? La respuesta es simple la misma se enfrenta por medio de la ACCIÓN GERENCIAL, pues este debe desarrollar habilidades y destrezas que permitan el manejo y regulación de la variedad dentro del dinamismo que se da en la organización y su entorno. Figura 5-B Figura 5-A.

Figura 5-A. Diversas Formas de Representación Grafica de Varios Niveles de Recursividad

Figura 5 -B. La Recursividad

De esta manera, concluimos que en la medida que se identifique y se maneje la variedad que se produce de manera continua y recursiva entre los diferentes sistemas de la organización, todo ello bajo la eficiencia de la acción gerencial, la cual debe estar dirigida a producir excelentes resultados dentro de un clima de confianza y asertividad,, basado en el uso intensivo de los procesos comunicacionales que van desde el dialogo hasta los sistemas de información gerencial.

Solo así, consideramos que el modelo será viable y en consecuencia afirmar que la cibernética, como bien lo estableció Beer cuando expresa que la gerencia empresarial sólo tiene un nombre “Complejidad” la cual atribuye al impacto de la tecnología y que la cibernética por su parte contribuye a construir y mantener una organización eficaz.

Referencias
Chiavenato Adalberto (2000). Introducción a la Teoría General de la Administración. México: MacGraw Hill.

Mariña Manuel M. (2008). Gerencia y Planificación Cibernética, disponible Plataforma Moodle Maestría Robinsoniana. UNESR.

Munch y García.(2000). Fundamentos de Administración. México: Editorial Trillas

Robbins y Coulter (2002). Administration. México: Prentice Hall

Caracas, Mayo 2008